Ben je een enthousiaste collega die hét aanspreekpunt wil zijn voor onze collega’s en het MT? Hou je van diversiteit, plan je graag je eigen dagen, ben je dienstverlenend en attent en kun je goed je eigen werk organiseren? Kom dan ons team versterken!
Dit ben jij
In deze functie hoor je veel van wat er in onze organisatie speelt, je speelt daar makkelijk op in en draagt oplossingen aan, neemt zaken uit handen en handelt proactief wanneer je kansen ziet. Daarbij laat jij je organisatorische, secretariële en administratieve skills zien. Je bent flexibel, een echte multitasker en flexibel inzetbaar.
Als Officemanager kom je bij de afdeling Staf, een hecht team met inmiddels 6 enthousiaste collega’s die allemaal gericht zijn op het leveren van de juiste ondersteuning aan de organisatie. Elke maand komen wij bij elkaar om te vergaderen zodat we weten wat er bij elkaar speelt. Twee keer per jaar hebben we een teamuitje en dat kan alles zijn, van een workshop chocoladebonbons maken, bowlen en steengrillen tot een tochtje met e-chopper, elke keer wat anders. En uiteraard hebben we diverse uitjes met de hele organisatie.
Wat ga je doen
Je bent een spin in het web, speelt een belangrijke rol in het creëren van een efficiënte en gestroomlijnde werkomgeving. Je zorgt voor een goede communicatie en samenwerking binnen de organisatie, je biedt ondersteuning op het gebied van algemene, commerciële en administratieve taken, je zorgt voor een representatief kantoor en denkt aan een bloemetje of leuke attentie als er iets valt te vieren! Je werkt samen met jouw duo collega.
Kortom, als Officemanager krijg je in deze functie bij ons een veelzijdig takenpakket en ga jij je o.a. bezighouden met:
- Verzorgen van secretariële en administratieve taken, zoals telefoonbeheer, complex agendabeheer, correspondentie en (digitale) postverwerking.
- Bewaken van de interne jaarplanning, het plannen van interne en externe vergaderingen.
- Het plannen van projectafspraken, het reserveren van interne vergaderruimtes.
- Organiseren van interne events als stoelmassages, diners, kerstfeest, etc.
- Facilitaire zaken binnen DOMUS Medica en ontvangst bezoekers.
- Vraagbaak voor alle collega’s.
- Incidentele ondersteuning bij de voorbereiding en organisatie van onze Events, Congressen en Academy (op termijn mogelijk structureel).
Wat kunnen wij van jou verwachten
Je voelt je als een vis in het water binnen een soms hectische omgeving en hebt het vermogen om je snel aan te passen aan dynamische en veranderende eisen en behoeften.
Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse in woord en geschrift, Engelse taal is een pré.
Je beschikt over ruime ervaring in het secretariële vak. Ervaring bij een adviesorganisatie is een pré.
Je bent goed bekend met Office365 (minimaal Outlook, Word, Excel en Teams), kennis van Hubspot is een pré en je zet je tanden in het aanleren van onbekende programma’s.
Je bent klant- en servicegericht en beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
Je staat stevig in je schoenen en kunt snel schakelen.
BenePHITs
Passend salaris
8% vakantiegeld
Collectief bonusplan
Bijdrage pensioen
Flexibele werktijden, hybride werken
Persoonlijk opleidingsbudget
Doorgroei
mogelijkheden
Reiskostenvergoeding of OV-vergoeding
Laptop, smartphone
28 vakantiedagen
Samen lunchen
Borrels en uitjes
Ons PHITification proces
1. Je solliciteert
We beoordelen je sollicitatie en geven je een terugkoppeling.
2. Kennismaking
Telefonische of online kennismaking.
3. Eerste gesprek
We nodigen je uit voor een eerste gesprek bij ons op kantoor in Utrecht.
4. DISC-analyse en referenties
We nemen een DISC-analyse af en trekken jouw opgegeven referenties na.
5. Tweede gesprek
We nodigen je uit voor een tweede gesprek bij ons op kantoor in Utrecht.
6. Je bent er bijna
We doen je een aanbieding en bespreken de arbeidsvoorwaarden.
7. Welkom bij het team!
Ondertekening arbeidsovereenkomst.
